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Smart working: quali regole si applicano dopo il 31 marzo?

Roberto Camera - Esperto di Diritto del Lavoro e curatore del sito www.dottrinalavoro.it

 

Dal 1° di aprile, il datore di lavoro che vorrà attivare lo smart working dovrà predisporre un accordo individuale con il lavoratore, che vada a definire le modalità di effettuazione della prestazione al di fuori dei locali aziendali in modalità agile. Tale documento, tuttavia, secondo quanto previsto da un emendamento alla legge di conversione del decreto Sostegni ter, non dovrà essere più allegato alla comunicazione obbligatoria prevista sul sito del Ministero del Lavoro. Ma cosa deve essere indicato nell’accordo? In particolare, occorre individuare i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa, nonché riportare informazioni riguardanti le ore di lavoro, la durata della pausa, la reperibilità del lavoratore durante la giornata di smart working, e il diritto alla disconnessione.

 

 

Siamo ai blocchi di partenza. Il 31 marzo terminerà definitivamente lo stato di emergenza nazionale e con esso buona parte delle norme che sono state disposte dal legislatore per semplificare alcune procedure e permettere alle aziende ed ai lavoratori di continuare l’attività in sicurezza.
Tra queste norme è presente anche la procedura semplificata per l’attivazione dello smart working che prevede, tra le altre cose, l’avvio del lavoro da remoto senza un previo accordo individuale tra le parti (art. 90, commi 3 e 4, del D.L. n. 34/2020).
Dal 1° aprile il datore di lavoro, al fine di attivare lo smart working, dovrà predisporre un accordo individuale che vada a definire le modalità di effettuazione della prestazione resa al di fuori dei locali aziendali in modalità “agile”.
Detto accordo, secondo quanto previsto in un emendamento alla legge di conversione del decreto Sostegni ter (D.L. n. 4/2022), non dovrà essere più allegato alla comunicazione obbligatoria prevista sul sito del Ministero del Lavoro. Infatti, l’emendamento prevede unicamente la comunicazione dei nominativi dei lavoratori e la data di inizio e cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, senza alcun allegato dell’accordo individuale. Detta semplificazione strutturale, sarà operativa solo dopo la pubblicazione, in Gazzetta Ufficiale, della legge di conversione del decreto Sostegni ter (prevista entro la fine di marzo) e l’emanazione di un decreto ministeriale con le modalità attuative semplificate.
Sottolineo, comunque, che questo non andrà ad impattare sull’accordo individuale che ritornerà ad essere obbligatorio dal prossimo 1° aprile.
In considerazione di ciò, è il caso di fare una analisi su due dei principali elementi da prevedere all’interno dell’accordo, al fine di contemperare le richieste del legislatore: il luogo e l’orario di lavoro durante le giornate da remoto.

Luogo di lavoro

 

Nell’accordo non dovranno essere identificati i luoghi ove il lavoratore andrà a svolgere la prestazione lavorativa durante le giornate smart. Piuttosto dovranno essere identificati i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa, ciò al fine del rispetto delle regole legate alla salute ed alla sicurezza sul lavoro.
Parliamo di abitabilità dei locali e relativo divieto all’uso di ambienti insalubri (es. locali interrati, sottotetti/ammezzati) o a locali ai quali manchino i requisiti di abitabilità.
Per fare ciò, si potrà attingere da quanto previsto nell’allegato IV, del D.Lgs. n. 81/2008 (TU sulla Salute e Sicurezza sul lavoro), dove si evidenziano i “requisiti dei luoghi di lavoro”. Logicamente l'allegato dovrà essere il punto di partenza per reperire quelle informazioni basilari che dovranno essere riportate nell'accordo di smart working.
All’interno possiamo trovare alcune indicazioni importanti che il datore di lavoro potrà richiamare nell’accordo, allorquando dovrà identificare un ipotetico luogo adatto allo svolgimento di una attività lavorativa. A mero titolo esemplificativo:
- la cubatura del locale non dovrà essere inferiore a 10 m3 (al lordo dei mobili);
- il lavoratore dovrà disporre di una superficie di almeno 2 mq (al lordo dei mobili);
- lo spazio destinato al lavoratore dovrà essere tale da consentire il normale movimento della persona in relazione al lavoro da compiere;
- il locale dovrà essere ben difeso contro gli agenti atmosferici, contro l’umidità e dovrà essere provvisto di un isolamento termico e acustico sufficiente;
- il locale dovrà avere aperture sufficienti per un rapido ricambio d’aria;
- l’impianto di illuminazione dovrà essere installato in modo che il tipo d'illuminazione previsto non rappresenti un rischio di infortunio per il lavoratore.
Ma non solo, dovrà essere richiesta al lavoratore la verifica circa la conformità dell’impianto elettrico, di quello termico ed eventualmente dell'impianto di climatizzazione, qualora presente, che dovranno essere mantenuti in efficienza e controllati da personale esperto.
Può essere il caso, ma questa è una valutazione che potrà fare solo il datore di lavoro, di escludere tra i luoghi idonei alla prestazione smart i locali pubblici o aperti al pubblico, ciò al fine di limitare al massimo possibili eventi negativi che riguardano la riservatezza dei dati e delle informazioni che transitano sugli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa.
Quelle evidenziate sono solo alcune delle prescrizioni che potranno essere inserite nell'accordo individuale e che dovranno essere poi verificate dal lavoratore prima dell'avvio della prestazione lavorativa.

Durata e orario di lavoro

 

Il lavoro agile rappresenta una diversa modalità di svolgimento della prestazione lavorativa individuale con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici. Ciò sta a significare che nulla cambia rispetto alla prestazione effettuata all’interno dei locali aziendali, compreso l’orario di lavoro.
A dire la verità il legislatore aggiunge una frase alquanto rivoluzionaria, affermando che il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, viene stabilito “senza precisi vincoli di orario” ma “entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.
Ciò sta a significare che la prestazione, per essere correttamente realizzata, si dovrà collegare più agli obiettivi che il datore di lavoro sarà tenuto a fornire al lavoratore che all’orario di lavoro, contrattualmente previsto. Logicamente, non potrà essere richiesto al lavoratore un orario difforme dai limiti previsti dalla normativa (D.Lgs. n. 66/2003) e dalla contrattualistica applicata dall’azienda.
Il datore di lavoro dovrà prevedere, all’interno dell’accordo individuale, alcune informazioni riguardanti l’orario di lavoro:
1. il periodo entro il quale dovrà essere prevista la prestazione lavorativa. Ad esempio, dalle 8.00 alle 19.00. Questo periodo non rappresenta la durata della prestazione ma l’intervallo entro il quale la prestazione dovrà essere avviata e conclusa;
2. le ore di lavoro, così come contrattualmente previste (8 ore o quante previste in un rapporto di lavoro a part-time);
3. la durata della pausa, nel caso in cui la prestazione lavorativa vada oltre le 6 ore;
4. la presenza di eventuali ore di straordinario. In merito al lavoro straordinario, è il caso di puntualizzare che il protocollo sul lavoro agile, del 7 dicembre 2021, ha dato indicazione che “durante le giornate in cui la prestazione lavorativa viene svolta in modalità agile non possono essere di norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario”. Ritengo, comunque, che l’affermazione sia puramente indicativa e che può essere bypassata da un diverso accordo tra le parti. Resta inteso che qualora le parti ritengano possibile l’utilizzo di ore di straordinario, dovranno essere altresì previsti i limiti massimi di utilizzo e le modalità di richiesta, da parte del lavoratore, e la successiva autorizzazione da parte del superiore gerarchico. Ciò al fine di evitare sgradevoli sorprese da parte del datore di lavoro il quale dovesse ricevere, al termine del mese, indicazioni da parte del lavoratore circa l’effettuazione di un numero di ore di lavoro straordinario spropositato e non coerente con le attività intraprese e/o gli obiettivi dati al lavoratore.
Ulteriori elementi che dovranno integrare la disciplina dell’orario di lavoro sono la reperibilità del lavoratore durante la giornata smart ed il suo diritto alla disconnessione al termine della prestazione lavorativa.
Non essendoci “precisi vincoli di orario” ed essendo possibile lo svolgimento della prestazione durante il range di orario stabilito nell’accordo individuale, le parti dovranno concordare fasce orarie, di massima, di reperibilità per i collegamenti con l’azienda (Zoom, Microsoft Team, ecc.), al fine di interagire sui progetti in essere. Ad esempio, prevedere delle “finestre” orarie di interazione nelle quali il lavoratore dovrà essere operativo e dovrà aver attivato gli strumenti necessari per interfacciarsi con l'azienda (il team, il superiore gerarchico, ecc.).
Inoltre, il lavoratore dovrà essere a conoscenza delle modalità tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione delle attrezzature informatiche fornite dal proprio datore di lavoro.
Infine, dovrà essere prevista l’indicazione della durata dell’accordo di smart-working. Si tratta di specificare la data di avvio del periodo durante il quale sarà possibile prestare l’attività lavorativa anche da remoto, secondo le prescrizioni previste dall’accordo stesso (ad esempio, tutti i martedì; un giorno la settimana; 5 giorni al mese; 50 giorni l’anno; ecc.), e, eventualmente, la data di fine qualora l’accordo sia a tempo determinato.
Viceversa, nel caso in cui l’accordo sia a tempo indeterminato, sarà possibile il recesso unilaterale con un preavviso di almeno 30 giorni, che diventeranno 90 giorni qualora il lavoratore sia disabile.
Il recesso potrà essere immediato esclusivamente in presenza di un giustificato motivo.
Nell’accordo potranno essere previsti, a titolo esemplificativo, i possibili motivi di recesso anticipato per i quali non è obbligatorio prevedere un preavviso, quali, ad esempio:
- il cambiamento di ruolo e/o di mansione, incompatibile con l’effettuazione di prestazioni di lavoro agile;
- le sopraggiunte condizioni di incompatibilità organizzativa, produttiva o tecnica che rendono impossibile la prestazione a distanza;
- il mancato rispetto, in capo al lavoratore, degli obblighi previsti nell’accordo individuale. Ad esempio, il mancato rispetto della normativa in materia di lavoro e di salute e sicurezza sul lavoro; il mancato rispetto degli obblighi previsti dal CCNL e/o dal contratto collettivo aziendale; il ripetuto mancato raggiungimento degli obiettivi previsti nell’accordo stesso o individuati periodicamente dal superiore gerarchico e comunicati al lavoratore;
- qualora il lavoratore non riesca a garantire una qualità e/o continuità della connessione di rete ai sistemi aziendali, tale da assicurare una produttività coerente con le attese e conforme alle prestazioni rese all’interno dei locali aziendali;
- qualora il lavoratore comprometta il rapporto di fiducia e correttezza alla base dell’esecuzione della prestazione “agile”.

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